Ein Arbeitgeber stellte seinen Arbeitnehmern Dienstfahrzeuge zur Verfügung, mit denen sie zu ihren Baustellen fahren konnten. Die Pkw durften auch privat genutzt werden, wobei der Anteil der Privatfahrten nicht nach der 1 %-Methode versteuert werden sollte, sondern nach den tatsächlich zu privaten Zwecken gefahrenen Kilometern. Für diese Methode der Versteuerung ist das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs erforderlich. Der Arbeitgeber stellte seinen Mitarbeitern hierfür ein Computerprogramm zur Verfügung. Dieses konnte sowohl unterwegs über Tablet oder Laptop benutzt werden als auch im Betrieb des Arbeitgebers über eigens hierfür aufgestellte Terminals. Der Arbeitgeber stellte eine Anfrage an das für ihn zuständige Finanzamt, ob diese Art des Fahrtenbuchs ordnungsgemäß sei und anerkannt werde. Dieses versagte seine Zustimmung aber in diesem Fall.

Änderungen müssen ersichtlich sein
Laut gängiger Rechtsprechung muss ein Fahrtenbuch in „geschlossener Form“ geführt werden – also z. B. schriftlich in Buchform. Denn nachträgliche Änderungen der Fahrten sollen durch dieses Erfordernis nicht möglich bzw. zumindest ersichtlich sein. Bei einem elektronisch geführten Fahrtenbuch muss der Schutz vor nachträglicher Manipulation anderweitig erfolgen. Hierfür muss ein Programm verwendet werden, in dem nachträgliche Veränderungen entweder technisch ausgeschlossen oder zumindest auf den ersten Blick ersichtlich sind. 
Sind Änderungen wie im vorliegenden Fall jedoch nur durch einen Systemadministrator erkennbar, so genügt das Programm nicht den Anforderungen.

Fazit: Ob ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch anerkannt wird, kann eine Auskunft beim zuständigen Finanzamt klären